Protokoll fra årsmøte 2016 i Sandmoen Velforening
Sted: Sandmoen Kro
Tid: Torsdag 2.6.2016 – kl. 19.00
Sak 1. Åpning
Årstein Sunde ønsket velkommen til årsmøte. Gav ordet til sekretær som foreslo at vi årsmøtet behandlet sak 3 først og valgte møteleder og referent. Magne Bjørkli (Nr. 17) og Arve Tokle (Nr. 83) ble valgt til å signere protokoll.
Til sammen 32 medlemmer var fremmøtt.
Sak 3. Valg av møteleder og referent
Vedtak: Kjell Ingar Helgemo ble valgt til møteleder og Thomas Hansen ble valgt til referent.
Sak 2. Godkjenning av innkalling.
Vedtak: Innkalling til årsmøtet godkjent.
Sak 4. Årsberetning
Årsberetning for 2014 og 2015 ble opplest.
Det ble stilt spørsmål om hva ansvarsforsikring skal dekke. Dette skal dekke eventuelle økonomiske erstatninger som medlemmer i styret i velforeningen ellers vil måtte dekke selv.
Det ble stilt spørsmål om hva internkontroll går ut på. Velforeningen er følge lekeplassforskriftens § 16 som eier av lekeplassutstyr ansvarlig for jevnlig ettersyn og nødvendig vedlikehold, slik at utstyrets sikkerhetsegenskaper opprettholdes. I tillegg til å oppfylle lekeplassforskriften skal alle som er ansvarlige for lekeplasser ha et velfungerende internkontrollsystem i medhold av internkontrollforskriften.
Det ble stilt spørsmål om det er forbundet noen kostnader med registrering av velforeningen i Brønnøysundregistrene. Det er ingen kostnader med registrering i Brønnøysundregistrene.
Vedtak: Årsberetning godkjent.
Sak 5. Regnskap/budsjett.
Regnskap for 2014 og 2015 ble opplest og gjennomgått.
Det ble stilt følgende spørsmål til regnskapet for 2015:
- Er det brukt av øremerkede midler til å dekke løpende utgifter?
- Svar fra styret: Ja, det er det.
- Hvorfor har det ikke blitt sendt ut krav om kontingentinnbetaling tidligere?
- Svar fra styret: Det har ikke blitt avholdt årsmøte og dermed ikke blitt vedtatt noe budsjett.
- Det ble stilt spørsmål om en sak der en campingvogn i gata hadde blitt skadet og om velforeningen hadde betalt noe erstatning for dette.
- Svar fra styret: Dette var ikke en sak velforeningen var part i, og det er ikke brukt av velforeningens midler til dette.
Revisor Svein Helge Åsen gjennomgikk revisjonsberetning med merknader. Denne hadde ikke styret fått på forhånd og var derfor ikke sendt ut sammen med innkallingen til årsmøtet, men ble isteden utdelt på årsmøtet. Forslag fra salen om at det gamle styret også skal betale kontingent siden det ikke har fulgt opp sine forpliktelser og avholdt årsmøte.
Vedtak:
Regnskap for 2014 og 2015 godkjent. Kontingent for 2014, 2015 og 2016 ble satt til kr. 1500,- for hver husstand. Styremedlemmer i perioden skal også betale kontingent. Følgende budsjett for 2016 ble vedtatt:
Sak 6. Stiftelse av Sandmoen Velforening.
Foreslåtte vedtekter for Sandmoen Velforening som ble sendt ut sammen med at innkallelsen ble opplest. Følgende endringer ble foreslått:
§2 endres til:
Pliktige medlemmer i foreningen er de som til enhver tid er tomteeiere med oddetall i Sandmovegen 1-89. Medlemmer plikter å delta i drift og vedlikehold av fellesarealer og fellesanlegg.
Det tilføyes en ny § 4 Kontingentinnbetaling:
Dersom det på grunn av ekstraordinære omstendigheter ikke skulle kunne gjennomføres årsmøte innen utgangen av mars, så har styret fullmakt til å sende ut krav om kontingentinnbetaling pålydende forrige års vedtatte kontingent innen utgangen av april.
Vedtak:
Sandmoen Velforening med de vedtekter som er gjengitt under ble vedtatt stiftet. Nytt styre registrerer velforeningen i Brønnøysundregistrene.
Vedtekter for Sandmoen Velforening
§ 1 Velforeningens formål er å forestå driften av fellesarealer (lekeplasser, gjesteparkering, veier, fellesledninger o.l.) som eies av velforeningen.
§ 2 Pliktige medlemmer i foreningen er de som til enhver tid er tomteeiere med oddetall i Sandmovegen 1-89. Medlemmer plikter å delta i drift og vedlikehold av fellesarealer og fellesanlegg.
§ 3 Årsmøtet.
Foreningens høyeste organ er årsmøtet, der hver husstand har 1 stemme. Forhåndsstemme kan avgis skriftlig til styret, senest 1 dag før årsmøtet avholdes.
§ 3.1 Ordinært årsmøte avholdes innen utgangen av mars hvert år. Styrets leder innkaller skriftlig(saksliste) til årsmøte med minst 14 dagers varsel. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende skriftlig innen utgangen av februar.
§ 3.2 Dagsorden for årsmøtet er:
1. Åpning
2. Godkjenning av innkalling
3. Valg av møteleder og referent
4. Valg 2 personer til å signere referat
5. Årsberetning
6. Regnskap/budsjett
7. Innkomne forslag
8. Valg av styre og årsmøte
Årsmøtet kan ikke treffe beslutning om andre saker enn de som er nevnt i innkallingen. Dog kan det besluttes innkalt til ekstraordinært årsmøte til avgjørelse av forslag som er fremsatt på møtet.
§ 3.3 Styrets sammensetning:
Leder, nestleder, kasserer, sekretær, 1 styremedlem og varamedlem. Leder, nestleder, kasserer og sekretær velges for 2 år ad gangen. Styremedlem og varamedlem velges for 1 år. Leder og kasserer velges for samme periode, og nestleder og sekretær velges for samme periode.
Styremedlemmer betaler ikke medlemskontingent i perioden. Varamedlemmer betaler halv kontingent.
§ 3.4 På årsmøtet skal også følgende velges:
2 revisorer
Valgkomite på 2 medlemmer
Disse velges for 1 år. Valgkomiteens forslag skal være styret i hende innen utgangen av februar.
§ 4 Kontingentinnbetaling
Dersom det på grunn av ekstraordinære omstendigheter ikke skulle kunne gjennomføres årsmøte innen utgangen av mars, så har styret fullmakt til å sende ut krav om kontingentinnbetaling pålydende forrige års vedtatte kontingent innen utgangen av april.
Sak 7. Innkomne forslag.
a) Hvordan skape engasjement og samhold i gata?
Vedtak: Lekeplasskomite har ansvar for dugnad med sosial profil. Styret har ansvar for å arrangere 1-2 sosiale arrangement i året.
b) Ønsker en skikkelig redegjørelse for hva som har foregått de siste årene, spesielt.
med tanke på økonomi?
Vedtak: Dette har blitt gjort gjennom regnskap, revisorrapport og årsberetning.
c) Lekeplassgruppa og økonomi
Leder i lekeplasskomite redegjorde for hvorfor 33 000 av tidligere bevilgede midler fortsatt ikke er brukt. Det er dyrt å anskaffe nye lekestativ og pengene som er bevilget strekker ikke til. Det er gjort forsøk på å skaffe midler utenfra, uten at dette så langt har lykkes.
Vedtak: Lekeplasskomiteen disponerer tidligere bevilgede midler som vedtatt under sak 5 budsjett
d) Det er betalt inn ekstra penger til asfaltering, hvor står den saken?
De 67 000,- som tidligere er blitt betalt inn er ikke nok til å asfaltere gata. Det er tidligere innhentet pristilbud på asfaltering, men det må forventes at dette blir betydelig dyrere i dag. Et forsiktig anslag er 4-500 000,-.
Vedtak: Under sak 5 ble det vedtatt at det opprettes egen konto for asfaltering.
e) Tror tiden er inne for å bytte ut hele styret. Nye tanker, ideer og pågangsmot må til
Vedtak: Dette håndteres under sak 8 valg.
f) Folk med hund: plukk opp dritten!
Vedtak: Årsmøtet sa seg enig i denne oppfordringen.
g) Facebookgruppe for sandmovegen.
Det er ikke alle medlemmer i velforeningen som er på facebook og velforeningen har allerede en nettside som kan brukes for å legge ut informasjon til medlemmene.
Vedtak: Eksisterende nettside brukes for å legge ut informasjon til medlemmene. Adressen til denne er http://www.sandmoenvel.com/
Sak 8. Valg.
Valgkomiteens innstilling ble opplest og gjennomgått. Einar Heyeraas tok opp om det er lurt å
bytte hele styret. Det ble fra valgkomiteens leder opplyst om at det til valgkomiteen er uttrykt
misnøye med det sittende styret og derfor er hele styret foreslått skiftet.
Marte Spets og Einar Heyeraas ønsket å bytte verv ut fra forslaget til valgkomiteen.
Vedtak: Følgende styre ble valgt:
Vedtak: Følgende styre ble valgt:
Styreleder – Malin Schei (Nr. 3) – Valgt for 2 år
Nestleder – Roger Luneborg (Nr. 71) – Valgt for 1 år
Kasserer – Marthe Spets (Nr. 7) – Valgt for 2 år
Sekretær – Einar Heyeraas (Nr. 9) – Valgt for 1 år
Styremedlem – Ranveig Pedersen (Nr. 45B) – Valgt for 1 år
Varamedlem – Marit Langli (Nr. 27) – Valgt for 1 år
Revisorer
Svein Helge Åsen (Nr. 21) – Valgt for 1 år
Fredleiv Myklegaard (Nr. 41) – Valgt for 1 år
Valgkomite
Kjell Ingar Helgemo (Nr. 19) – Valgt for 1 år
Frode Aalberg (Nr. 25) – Valgt for 1 år
Lekeplasskomite
Magnus Sætereng (Nr. 31) – Valgt for 1 år
Ranveig Pedersen (Nr. 45B) – Valgt for 1 år
Gjert Johansen (Nr.15) – Valgt for 1 år
Foreningen ble erklært stiftet og møtet hevet kl. 21.10.