Tid og sted: Onsdag 15.06.2016, Kl. 20.00 – Hjemme hos Malin.
Til stede: Malin Schei, Roger Luneborg, Rannveig Pedersen, Marthe Spets, Einar Heyeraas, Svein Helge Åsen, Fredleiv Myklegard, Magnus Sætereng og Gjert Johansen.
Sak 1: Registrering av velforening i brønnøysundregistrene.
For å få registrert velforeningen trenger vi signert protokoll fra årsmøte, vedtekter, stiftelsesdokument, vedtekter og erklæring fra revisor på påtatt oppdrag.
Einar ordner med innmelding, Malin overleverer signert protokoll og informasjon på styrets medlemmer til Einar ila. uken.
Sak 2: Medlemskontingent og medlemmer/beboere.
Årsmøtet vedtok 2.juni at det skal kreves inn kontingent for 2014, 2015 og 2016. Beløpet er totalt 4500 kr, hvor det ble enighet blant styret på å dele opp i to innbetalinger. Første innbetaling blir på 3000 kr med betalingsfrist innen 1.august 2016. Andre innbetaling blir på resterende 1500 kr med betalingsfrist innen 1.november 2016.
Styret ble enige i å lage ett informasjonsskriv som leveres den enkelte husstand. Her vil det bli informert om hvem som er i styret, hvilke kanaler vi kan nås på, oppfordring til å sende styret e-post med informasjon om husstanden, slik at vi får oppdatert vårt medlemsregister på hvem som bor i Sandmovegen. Dette informasjonsskrivet sendes ut sammen med referat fra årsmøte og faktura for innbetaling av kontingent.
Revisor trenger hvert år liste over beboere i sandmovegen sammen med hvilken sum den enkelte husstand skal betale. Dette må leveres innen utgangen av hvert år.
For innkreving av kontingent kom det opp forslag om alternative måter å kunne betale inn beløpet på. Vipps ble nevnt, Malin sjekker opp hva det innebærer og evt. koster.
Styret kom med forslag om å sende ut faktura på kontingent via e-post. For at dette skal være mulig trenger vi beboers e-postadresse. Dette kommer til å bli forespurt i informasjonsskrivet styret sender ut.
Sak 3: Forsikring for styrets medlemmer/ansvarsforsikring.
Her må vi vente med å ordne forsikring til vi har mottatt foretaksnummeret fra Brreg. Så snart det er mottatt vil tilbud innhentes og avtale inngås.
Sak 4: Brøyting/strøing av sandmovegen.
Her må dagens løsning gås igjennom og det må gjennomføres ett møte med Søbstad for å få kontraktfestet jobben om vi skal fortsette å benytte dem. Utfordring er parkering av biler i gata, som gjør at brøytebilene ikke kommer til. Dette blir hovedtema på neste styremøte mandag 22.august kl.20.00.
Sak 5: Banktjenester og Trønderenergi.
Svein Helge ser på bankforbindelsene og hva vi kan gjøre her.
Malin tar kontakt med Trønderenergi for å få avklart situasjonen her.
Sak 6: Opprettelse av e-postkonto for styret og velforeningen.
Einar ordner med ulike e-postkontoer som styret kan nås på.
Diverse:
Malin får permer og diverse info fra tidligere sekretær/styremedlem Thomas. Thomas sender over passord til hjemmesiden til Einar.
Neste styremøte avholdes Mandag 22.august kl.20.00 i nr 3.
Malin Schei
Ref.